La délégation est une compétence vitale en Gestion
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La délégation est une compétence vitale en Gestion

La délégation est une compétence vitale en Gestion

Toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées. Cependant, plusieurs autres activités quotidiennes ne nécessitent pas votre surveillance. Elles doivent être déléguées.

La délégation est une compétence vitale en gestion. Mais pour certains, c’est le plus difficile à mettre en pratique.
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les managers peuvent hésiter à déléguer du travail. Ils pourraient :
-  Vous pensez qu’il faudrait plus de temps pour expliquer la tâche que de l’achever ;
-  Vous voulez vous sentir indispensable à leur équipe en étant le gardien de connaissances spécifiques ;
-  Vous voulez profiter de terminer certains projets, alors préférez ne pas les réaffecter ;
-  Vous vous sentez coupable d’ajouter plus de travail à la liste de tâches d’un autre employé ;
-  Vous manquez de confiance en qui il faut transférer le projet ;
-  Vous croyez que ce vous êtes le seul capable de bien faire le travail.
Quelle que soit la raison, il est important de continuer à perfectionner la compétence, car refuser de déléguer peut avoir des conséquences négatives. Non seulement vous surchargerez votre emploi du temps et prioriserez les mauvaises tâches, mais vos collaborateurs manqueront de précieuses opportunités d’apprentissage et de croissance.
Les managers qui excellent dans la délégation savent qu’ils ne peuvent pas tout accomplir seuls et positionnent leurs équipes pour qu’ils s’attaquent à des tâches qu’ils sont sûrs d’accomplir - à leur tour, responsabiliser les collaborateurs, remonter le moral et augmenter la productivité. Au cours de ce processus, les managers libèrent leur temps pour se concentrer sur les activités qui produiront les rendements les plus élevés et feront croître l’entreprise.
Si vous souhaitez obtenir des résultats similaires, voici sept façons de commencer à déléguer plus efficacement :

COMMENT DÉLÉGUER EFFICACEMENT

1. Savoir quoi déléguer

Toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées. Par exemple, les évaluations de performances ou toute autre question concernant le personnel doivent être traitées par vous. Après tout, l’embauche des bons talents et la connaissance des forces et des faiblesses de chaque collaborateur vous permettront en fin de compte de mieux attribuer les livrables et de transférer la responsabilité aux membres appropriés de l’équipe.

Cependant, plusieurs autres activités quotidiennes ne nécessitent pas votre surveillance. Y a-t-il une tâche à laquelle vous vous faites régulièrement malgré le fait de savoir que votre collègue est mieux équipé pour la réaliser ? Affecter le projet à d’autres employés aiderait-il à soutenir leur carrière ? S’il y a quelqu’un qui pourrait mieux faire le travail, ou si vous pensez que cela pourrait être un moment propice à l’apprentissage, déléguez. Cela vous montrera la confiance et la valeur de votre équipe, tout en vous donnant le temps de vous concentrer sur des projets plus stratégiques.

2. Jouez sur les forces et les objectifs de vos collaborateurs

Chaque employé doit avoir des objectifs vers lesquels il travaille, et parmi ces objectifs, il y a des opportunités de délégation. Par exemple, vous avez peut-être un collaborateur direct qui souhaite acquérir une expérience de gestion. Y a-t-il un stagiaire qu’ils pourraient commencer à superviser, ou un projet bien défini dont ils pourraient être responsables de l’exécution ? Le type de travail que vous déléguez pourrait être pris en compte dans leur plan de développement professionnel.
Pour d’autres tâches, il y a probablement un membre de votre équipe possédant les compétences spécifiques nécessaires pour atteindre le résultat souhaité. Tirez parti de cela et jouez sur les points forts de vos collaborateurs. Lorsqu’une personne a de meilleures chances d’exceller, elle est plus motivée et engagée, ce qui profite à l’ensemble de l’entreprise.

3. Définissez le résultat souhaité

Les projets que vous transférez doivent être présentés dans un contexte approprié et clairement liés aux objectifs de l’organisation.
"Vous devez avoir une réelle clarté d’objectif", explique Kevin Sharer, professeur à la Harvard Business School. Cela inclut un alignement sur « à quoi ressemble le bien » et par quel calendrier, et « la technique de mesure des réalisations ».
Avant que toute nouvelle personne commence à travailler sur un projet, elle doit savoir ce qu’elle doit terminer et à quel moment, y compris les statistiques que vous utiliserez pour mesurer le succès de son travail.

4. Fournir les bonnes ressources et le niveau d’autorité

Si la personne à qui vous déléguez du travail a besoin d’une formation, de ressources ou d’une autorité spécifiques pour mener à bien le projet assigné, c’est votre rôle de manager de fournir les trois. Mettre quelqu’un en place pour une tâche impossible frustrera les deux parties ; votre collègue ne pourra pas atteindre le résultat souhaité, et vous devrez probablement remettre ce travail sur votre liste de tâches.
C’est également là que vous devez combattre l’envie de microgérer. Dire à votre collègue, étape par étape, comment vous accomplirez la tâche, puis contrôler chaque partie du processus ne lui permettra pas d’apprendre ou d’acquérir de nouvelles compétences. Concentrez-vous plutôt sur l’objectif final souhaité, pourquoi la tâche est importante et aidez à combler les écarts entre le résultat et l’ensemble de compétences actuel.

5. Établir un canal de communication clair

Bien que vous souhaitiez éviter la microgestion, vous souhaitez établir un canal de communication afin que la personne à laquelle vous déléguez se sente à l’aise de poser des questions et de fournir des mises à jour sur les progrès.
Vous devez avoir un moyen de communiquer pour que la personne à qui vous avez délégué puisse revenir et vous faire le rapport. Mettre en place des contrôles réguliers et fournir des commentaires tout au long du projet peut vous aider.

6. Autoriser l’échec

Cette étape est particulièrement importante pour les perfectionnistes qui évitent la microgestion car ils pensent que leur chemin est le seul moyen de faire le travail. Vous devez autoriser l’échec, non pas parce que vos employés peuvent échouer, mais parce qu’il permettra l’expérimentation et habilitera les personnes auxquelles vous affectez des tâches à adopter une nouvelle approche.
Si vous êtes ouvert à de nouvelles idées et approches du travail, vous aurez plus de facilité à déléguer lorsque possible.

7. Donnez du crédit là où il est dû

Une fois que vous avez délégué des tâches et qu’elles ont été exécutées jusqu’à leur achèvement, remerciez ceux qui ont accompli le travail.

Reconnaître que le succès est dû à votre équipe n’est pas seulement une bonne chose, mais cela a l’avantage supplémentaire de rendre ceux qui vous entourent plus engagés, ce qui vous rend encore plus prospère . C’est contre-intuitif, mais ne pas prétendre au succès vous mènera à plus de victoires futures.
Plus vous remerciez et accordez du crédit à ceux à qui vous avez délégué du travail, plus il est probable qu’ils voudront vous aider dans d’autres projets à l’avenir.
AIGUISER VOS COMPÉTENCES DE DÉLÉGATION
Déléguer n’est pas facile ; c’est une compétence qui doit être pratiquée et perfectionnée au fil du temps. Mais plus vous réussirez à aligner les bonnes personnes sur les bonnes tâches et les bonnes responsabilités, plus vous serez efficace dans votre travail de manager.

*Ce texte est inspiré de l’article de Lauren Landry, Enseignante du marketing et des communications à la Harvard Business School, parut sur leur site.

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